Prozesse optimieren? Standards setzen? auros als Digitalisierungsplattform machts möglich

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Digitalisierung von Prozessen nicht mehr nur ein „Nice-to-have“, sondern eine absolute Notwendigkeit. Unser Team hat sich in den letzten Jahren intensiv mit diesem Thema auseinandergesetzt und dabei wertvolle Erfahrungen gesammelt. Wir haben erkannt, dass die Digitalisierung weit mehr ist als lediglich die Übertragung analoger Prozesse in die digitale Welt.

Versteckte Stolpersteine: Wenn Details zur Herausforderung werden

Anfangs schienen viele Aspekte der Prozessdigitalisierung unkompliziert. Doch im Laufe der Zeit haben wir erkannt, dass gerade die kleinen Details oft grosse Herausforderungen bergen. Betrachten wir die scheinbar einfache Aufgabe der E-Mail-Benachrichtigung von Benutzern. Hier gibt es z.B. verschiedene Anspruchsgruppen, und eine übermässige Frequenz von Benachrichtigungen über neu verfügbare Dokumente kann insbesondere bei Führungskräften zu einer unnötigen Mail-Flut führen.

Ähnlich verhält es sich mit der Stellvertretung. Wie kann die reibungslose Fortsetzung von Prozessen gewährleistet werden, wenn beteiligte Personen geplant oder unerwartet abwesend sind oder gar das Unternehmen verlassen?

Auch die Handhabung und Archivierung von Dokumenten birgt erhebliche Komplexität, insbesondere im Hinblick auf die Sicherstellung der PDF/A-Konformität und die korrekte Verarbeitung von Formularfeldern in PDFs.

Wir wissen, dass digitale Prozesse in der Realität nicht immer reibungslos verlaufen. Unvorhergesehene Ereignisse, fehlerhafte Dateneingaben oder sich ändernde Anforderungen können den idealisierten Ablauf stören. Ist das System in dieser Situation nicht flexibel genug kann das dazu führen, dass Prozesse abgebrochen und komplett neu gestartet werden müssen. Dabei geht unter Umständen die zuvor geleistete Arbeit aller Beteiligter komplett verloren und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sinkt.

Die unterschätzte Komplexität digitaler Signaturen

Digitale Signaturen sind weit mehr als nur ein elektronisches Abbild einer handschriftlichen Unterschrift. Sie stellen ein komplexes kryptografisches Verfahren dar, das die Authentizität und Integrität digitaler Dokumente sicherstellt und somit leistungsfähiger ist als händische Signaturen. Dies bringt jedoch eine gewisse Komplexität mit sich:

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die rechtliche Anerkennung digitaler Signaturen variiert je nach Land und Branche. Die eIDAS-Verordnung in der EU definiert beispielsweise verschiedene Stufen digitaler Signaturen (einfache, fortgeschrittene, qualifizierte), die unterschiedliche rechtliche Gültigkeit haben. Die Schweiz wiederum hat eine andere Verordnung und eine eIDAS Unterschrift wird rechtlich nicht anerkannt.

Die Einhaltung dieser Vorschriften erfordert ein tiefes Verständnis der rechtlichen Anforderungen und die Integration entsprechender Sicherheitsmassnahmen.

Prozessintegration

Die Integration digitaler Signaturen in bestehende Geschäftsprozesse kann komplex sein. Es müssen Workflows definiert werden, die die korrekte Erstellung, Überprüfung und Archivierung digitaler Signaturen sicherstellen.

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer wichtiger Faktor. Die Signaturprozesse müssen so gestaltet sein, dass sie für die Benutzer einfach und intuitiv sind.

Berührungsängste

Die Umstellung auf digitale Signaturen kann anfänglich auf Skepsis stossen. Die Gewohnheit, Dokumente handschriftlich zu unterzeichnen, ist tief verwurzelt. Der Umgang mit digital signierten Dokumenten muss erlernt werden, um z.B. die Signatur nicht durch einen Ausdruck zu zerstören. Hier ist es wichtig, durch Schulungen und klare Kommunikation Vertrauen in die Sicherheit und Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen aufzubauen. Es braucht Überzeugungsarbeit, die Vorteile, wie die höhere Sicherheit, Effizienz und die Nachvollziehbarkeit des Prozesses, zu verdeutlichen.

All diese Erfahrungen haben uns dazu inspiriert, Auros zu entwickeln. Auros ist keine generische Prozessplattform, sondern eine spezialisierte Lösung. Wir haben unser gesammeltes Wissen und unsere Expertise genutzt, um praxiserprobte und konfigurierbare Prozesse zu schaffen, die genau auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Was Auros auszeichnet:

Massgeschneiderte Prozesse ohne Neuanfang

Auros bietet vorkonfigurierte, branchenspezifische Prozesse, die als solide Basis dienen. Diese Prozesse sind flexibel anpassbar, sodass du sie exakt auf deine individuellen Geschäftsanforderungen zuschneiden kannst. Das bedeutet: Du profitierst von bewährten Abläufen, ohne bei null anfangen zu müssen.

Nahtlos integrierte Funktionalität

Wichtige Funktionen wie z.B. PDF/A-Konformität sind direkt in Auros integriert. Die intuitive Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass diese Funktionen reibungslos im Hintergrund arbeiten, oft unbemerkt vom Benutzer. Du kannst dich auf deine Kernaufgaben konzentrieren, ohne durch technische Details abgelenkt zu werden.

Digitale Signaturen leicht gemacht

Auros versteckt die Komplexität der digitalen Signaturen vor dem Anwender und unterstützt ihn bei der Wahl des korrekten Signaturtyps. So werden sowohl Prozessanforderungen als auch rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten.

Transparenz durch Protokollierung

Auros protokolliert jede Aktion. Dies ermöglicht es dir, jederzeit den aktuellen Status einzusehen und beispielsweise nachzuverfolgen, bei welcher Person ein Dokument zur Unterschrift liegt oder welche Aufgabe noch aussteht. Auch nach Abschluss eines Prozesses bleibt die gesamte Historie transparent und nachvollziehbar, sodass du jederzeit genau weisst, wer wann welche Schritte unternommen hat.

Einfache und intuitive Benutzeroberfläche

Auros wurde mit Blick auf die Benutzerfreundlichkeit entwickelt. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und leicht verständlich, sodass sich Benutzer schnell zurechtfinden und effizient arbeiten können.